Wie die Auswirkungen der Corona-Krise dem “digitalen Unternehmen” endlich zum Durchbruch verhelfen (Teil 2)

Die gegenwärtige Corona-Krise setzt Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche signifikant unter Druck. Angesichts von Corona sowie den damit verbundenen politisch angeordneten Kontaktverboten, wenden sich Unternehmen aktuell digitalen Technologien zur Aufrechterhaltung und Existenzsicherung ihres Geschäftsbetriebs zu.

In einer zweiteiligen Serie möchten wir Ihnen ein paar Impulse und Beispiele geben, wo die Digitalisierung Ihren Geschäftsbetrieb für die Zukunft fit machen kann. Nachdem wir uns im ersten Teil mit digitalen Geschäftsmodellen sowie der Hebung von Effizienzen durch automatisierte Geschäftsprozesse beschäftigt haben, widmet sich der zweite Teil dem mobilen Arbeiten im Home Office sowie damit verbundenen Anforderungen an IT-Infrastruktur sowie organisatorische Richtlinien befassen.

Flexibles Lizenzmanagement

Im Rahmen der Umstellung auf Home Office kommt es vielfach bei Unternehmen zu Veränderungen in der Nutzung lizenzbasierter Software seitens der Mitarbeiter. Um Engpässe zu vermeiden, muss der kurzfristige Erwerb von Lizenzen realisierbar sein. Zudem sollte dies systematisch ablaufen, sodass unternehmensübergreifend der Überblick hinsichtlich Menge und Vielfalt genutzter Lizenzen behalten wird. Dadurch können Kapazitäten bedarfsgerecht angepasst, unnötige Kosten vermieden und rechtliche Schwierigkeiten umgangen werden.

Umstellung auf mobiles Arbeiten

Infolgedessen das zahlreiche Unternehmen auf Home Office umstellen, müssen die Mitarbeiter auch entsprechend mit Laptops sowie Smartphones zum mobilen Arbeiten ausgestattet sein. Viele Unternehmen sind für diesen abrupten Wandel jedoch nicht bereit, haben sie in den letzten Jahren doch überwiegend auf eine stationäre Infrastruktur gesetzt. Zumal es mit dem bloßen Erwerb von Hardware nicht getan ist. Schließlich müssen die Arbeitsgeräte auch arbeitsfähig gemacht werden. Die Nutzung von Cloud-Lösungen kann hier helfen, überdies sollte die verwendete Software für mobiles Arbeitens via Smartphone oder Tablet optimiert sein.

Flexible Infrastruktur

Durch Corona überwiegend ins Home Office versetzte Angestellte, überlasten aufgrund eines deutlichen Anstiegs an VPN-Abfragen die IT-Infrastruktur vieler Unternehmens. Hier kann die Nutzung von Cloud-Lösungen Abhilfe schaffen, da Unternehmen Server-Kapazitäten flexibler anpassen können und die Spitzen in den Zugriffsanfragen situationsgerecht abfangen können. Doch nicht nur eine Überbelastung der IT-Infrastruktur kann dadurch gemildert werden. Auch auf den umgekehrten Fall einer Unterbeanspruchung der IT-Ressourcen wie sie beispielsweise vor dem Hintergrund angeordneter Kurzarbeit der Fall ist, kann effizient durch die Nutzung von Cloud-Lösungen reagiert werden.

Durchdachte Zugriffs-Berechtigungskonzepte

Ein weiterer Aspekt, den Unternehmen insbesondere zur aktuellen Zeit betrachten müssen, ist der Umgang und die Organisation von Zugriffsrechten auf Dokumente, welche für die im Home Office arbeitenden Mitarbeitern angepasst werden sollten. Die effektive sowie effiziente Gestaltung von Zugriffsrechten ermöglicht es Mitarbeitern darüber hinaus, Prozesse komplett selbst mitzugestalten, statt destruktiver Frustration im Home Office wegen langwieriger Freigabeprozesse einen Nährboden zu bieten. Dadurch kann auch in Zeiten von Corona, sowie damit eventuell einhergehender Kurzarbeit, das Betriebsklima in den dezentralen Arbeitsplätzen außerhalb des Firmengrundstücks gewahrt werden.

Home Office Organisation

Damit die Digitalisierung Unternehmen während Corona helfen kann, ist ein eindeutiges Verständnis über die Organisation von Home Office unabdingbar. Um das Arbeiten von Zuhause nicht zu ineffizient und für die Mitarbeiter frustrierend verlaufen zu lassen, sind Unternehmen rechtlich verpflichtet, klare Richtlinien für die Gestaltung des Arbeitsplatzes zu kommunizieren. Hierunter fallen neben technischen Anforderungen (zuverlässige Internet-Verbindung mit hoher Bandbreite) auch gesundheitliche Aspekte (ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz) sowie gemeinschaftlich vereinbarte Konventionen, wann und wie gearbeitet wird (Kernarbeitszeiten, Meetings).

Abschließende Bemerkungen

Es hat sich gezeigt, dass Unternehmen im Umgang mit den negativen Folgen der Corona-Krise auf verschiedene Art und Weise durch die Digitalisierung unterstützt werden. Der reine Einsatz von Technologie alleine reicht dafür jedoch nicht aus. Auch weichere Faktoren wie eine innovative Unternehmenskultur oder organisatorische Aspekte zur Gestaltung von Meetings bzw. dem Home Office, Zugriffsberechtigungen oder ein effektives Lizenzmanagement sind erfolgsentscheidend.

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass das durch Corona bedingte Social Distancing für Unternehmen und ihre Mitarbeiter die Notwendigkeit beschleunigt, kollaborativ mit digitalen Tools zu arbeiten sowie sich neuen Geschäftsmodellen hinzuwenden. Dabei sind verschiedene Faktoren zu beachten, die im vorliegenden Beitrag sowie dessen Vorgänger thematisiert worden sind und die Unternehmen während Corona wertvolle Impulse liefern können.

Als langjähriger Partner zahlreicher Digitalisierungsprojekte für mittelständische Unternehmen war bei uns bereits vor Corona das vielseitige Arbeiten mit digitalen Technologien fester Bestandteil unserer DNA. Gerne können Sie demzufolge bei operativen und strategischen Fragestellungen auf uns zukommen. Wir von OMM sind für Sie da!

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“Die OMM Solutions GmbH ist ein unabhängiger und ganzheitlicher Partner für den Mittelstand. Wir begleiten Unternehmen bei der Digitalen Transformation von der Planungs- bis zur Umsetzungsphase. Hierfür finden, bewerten oder entwickeln wir individuelle Lösungen auf Basis unserer Kompetenzfelder Digitale Innovation und Digitale Technologie.”