Robotic Process Automation – Ein quick and easy win?
Viele Tätigkeiten in Unternehmen bestehen in Teilen aus Prozessen, die Arbeitnehmer von kreativen Wertschöpfungsprozessen abhalten. Diese Prozesse laufen meistens regelbasiert ab, haben ähnliche Muster und werden von den Mitarbeitern häufig als lästig empfunden. Robotic Process Automation (RPA) bietet eine Lösung dafür. Das Ziel der Untersuchung war es deswegen zu ermitteln, welche Prozesse sich für eine Automatisierung mittels RPA eignen. Dazu wurden folgende Fragen beantwortet:1. Welche Zusammenhänge bestehen zwischen Prozesseigenschaften und einem erfolgreichen RPA-Einsatz?
Für einen erfolgreichen RPA-Einsatz eignen sich vor allem abteilungsinterne Unterstützungsprozesse. Es handelt sich in der Regel um Routineprozesse mit hohem Prozessvolumen, bei denen die Mitarbeiter simple Tätigkeiten ausführen. Interviewteilnehmende berichten auch von der Automatisierung von Kernprozessen mit RPA und sehen darin zukünftiges Potenzial. Die automatisierten Prozesse beinhalten meistens drei bis vier Anwendungssysteme. Bei der Auswahl eines Prozesses ist darauf zu achten, dass dieser transparent ist und wenig Ausnahmen und Workarounds aufweist. Eine umfassende Prozessdokumentation ist von Vorteil. Prozesse, die oft zu Änderungen neigen, sind weniger geeignet, da der RPA Prozess angepasst werden muss.
2. Welche Voraussetzungen müssen aufseiten der Prozessorganisation für einen RPA-Einsatz bestehen?
Ein wichtiger Punkt ist die frühe und umfassende Einbeziehung aller relevanter Stakeholder. Bedeutend ist darzustellen, dass die RPA-Roboter nicht eingesetzt werden, um Personalkosten zu reduzieren. Neben der Prozessdokumentation ist es wichtig, den Prozess vollständig und granular zu modellieren.
Zur Sicherstellung der Prozessqualität kann entweder ein Mitarbeiter für die Ergebniskontrolle eingesetzt werden oder der Prozess durchläuft eine Validierung. Die fachliche Prozessverantwortung sollte in der umsetzenden Abteilung liegen. Die Rolle der IT-Abteilung beschränkt sich auf die technische Verantwortung, Lizenzen und Server zur Verfügung zu stellen. Wichtig ist , dass ein Prozessverantwortlicher definiert ist. Für die Entwicklung sollte ein RPA-erfahrener Mitarbeiter oder ein externer Berater zur Verfügung stehen.3. Welche Folgen hat der RPA-Einsatz für den Arbeitsablauf in der umsetzenden Abteilung?
Die Interviewteilnehmenden versuchen Prozesse so zu verändern, dass sie digital ablaufen. Gleichzeitig wird dadurch die Wahrnehmung der Mitarbeiter für automatisierungsgeeignete Prozesse durch den Umgang mit RPA verbessert.
Die Mitarbeiter fangen aktiv an, sich über bestehende Prozessstrukturen Gedanken zu machen. Dabei führt der Einsatz von RPA dazu, dass die Mitarbeiter sich qualitativ hochwertigeren Aufgaben widmen können. Als Aufgaben kommen für die Mitarbeiter oft der Start und die Ergebniskontrolle dazu. Umfassende Anwenderschulungen gibt es meistens nicht in den befragten Unternehmen, wären aber an der ein oder anderen Stelle nötig.
